Please find a copy of a Constitution for a ratepayers’ association. This one is in Afrikaans, and I would appreciate it if I can have an English example:
GRONDWET VAN DIE PRETORIA INWONERSVERENIGING
KLOUSULE 1 : NAAM
Die naam van die vereniging is die Pretoria Inwonersvereniging, hierna verwys as die Vereniging.
KLOUSULE 2 : DOELWITTE:
Die vereniging is nie-polities van aard met die volgende doelstellings:
2.1 Om die belange van die belastingbetalers en die inwoners van Pretoria in die
algemeen te dien en na te streef:
2.2 Om as spreekbuis vir die belastingsbetalers en inwoners op te tree;
2.3 Om knelpunte en fokuspunte te identifiseer en in belang van die belastingbetalers
en die inwoners van Pretoria aan te spreek;
2.4 Om te skakel met ander munisipaliteite en plaaslike owerhede ten einde inligting
uit te ruil en op te tree in belang van belastingbetalers en inwoners;
2.5 Om te kommunikeer, ko-ordineer en/of om te affilieer met die Nasionale
Belastingbetalersunie;
2.6 Om die nodige strukture ten eiende regsgeldig op te tree daar te stel;
2.7 Om die stigting van ander dergelike verenigings landswyd aan te moedig; en
2.8 Om fondse te werf in belang van die Vereniging ter uitvoering van bogenoemde
doelstellings;
KLOUSULE 3 : REGSPERSOONLIKHEID
3.1 Die Vereniging is ‘n regspersoon wat in eie naam litigasie kan voer en teen wie in
eie naam gelitigeer kan word en wat kan voortbestaan ongeag wisseling van sy
lede en bestuur,
3.2 Lede is nie aanspreeklik vir die laste van die Vereniging nie, en aanspreeklikheid
van lede is beperk tot die betaling van lidmaatskapfooie.
3.3 Die Vereniging het dus regsbevoegdheid en handelingsbevoegdheid, welke
bevoegdeheid namens die Vereniging uitgeoefen word deur die Bestuur.
3.4 Alle bates in besit van die Vereniging wat insluit fondse, notuleboeke, meubels en
ander roerende eiendom bly te alle tye die eiendom van die Vereniging en word
ten voordeel van die Vereniging deur die Bestuur aangewend.
KLOUSULE 4. SAMESTELLING: LEDE
4.1 Die aanvanklike lede van die vereniging is die persone wie se name,
besonderhede en handtekening op Bylae A hiervan verskyn na betaling van die
aansluitingsfooi.
4.2 Verdere lede word toegelaat na ondertekening van ‘n aansoek om lidmaatskap,
betaling van die aansluitingsfooi en voldoening aan vereistes soos van tyd tot tyd
bepaal deur die Bestuur.
4.3 Die aansluitingsfooi beloop R120,00 en is betaalbaar wanneer aansoek gedoen
word vir lidmaatskap.
4.4 Benewens die bedrag waarna verwys word in Klousule 4.3 hiervan is ledegeld van
R30,00 per jaar betaalbaar op of voor die datum waarop ‘n jaarlikse algemene
vergadering gehou word, welke bedrag op ‘n algemene vergadering gewysig kan
word.
4.5 Lidmaatskap word beëindig deur ‘n meerderheidsbesluit van die Bestuur of
by wanbetaling van die ledegeld waarna verwys word in Klousule 4.4 hiervan.
5. DIE BESTUUR
5.1 Die eerste Bestuur bestaan uit die ondertekenaars van hierdie Grondwet wat uit
hulle geledere ‘n voorsitter, ondervoorsitter en ‘n sekretaris kies.
5.2 Hierdie Bestuur moet voor 31 Januarie 2008 ‘n algemene vergadering van alle lede
belê met die doel om ‘n nuwe Bestuur te kies bestaande uit ‘n:
(a) Voorsitter
(b) Ondervoorsitter,
(c) Sekretaris
(d) Tesourier, en
(e) Drie addissionele lede
5.3 Die amptenare verkies op die vergadering waarna verwys word in Klousule 5.2
(genoem die eerste jaarlikse algemene vergadering) sal hul amp beklee tot en met
die daaropvolgende jaarlikse algemene vergadering, op welke vergadering ‘n nuwe
Bestuur verkies sal word met dien verstande dat bestaande amptenare
herkies kan word.
5.4 Die amp van ‘n Bestuurslid verval of word beëindig indien
(a) hy/sy bedank,
(b) hy/sy gesekwestreer word of insolvent verklaar word
(c) hy/sy gediskwalifiseer sou word of wees om in terme van die Maatskappye Wet of dergelike wetgewing op te tree as ‘n Direkteur van ‘ Maatskappy
(d) ‘n Besluit tot dien effekte geneem word deur ten minste vier lede van die Bestuur.
5.5 Indien die amp van ‘n lid van die Bestuur beëindig of ontruim word sal die
Bestuur die bevoegdheid hê om ‘n ander lid te ko-opteer in daardie amp.
Die Bestuur kan ook te enige tyd ‘n addissionele lid of lede ko-opteer.
5.6 Die Vereniging het deur sy Bestuur of kragtens besluite op ‘n Algemene
Vergadering al die magte en bevoegdhede wat nodig is om uitvoering te gee aan
die doelstellings van die Vereniging.
5.7 Hierdie magte en bevoegdhede sal insluit maar nie beperk word tot die magte en
bevoegdhede soos uiteengesit in Bylae B.
5.8 Die Bestuur mag enige van sy magte en bevoegdhede delegeer aan een of meer van
sy lede of ‘n spesiale sub-komitee en mag ook gebruik maak van professionele
dienste van persone en/of regspersone wat nie lede van die Vereniging is.
KLOUSULE 6 ALGEMENE VERGADERINGS
6.1 Algemene jaarvergaderings sal gehou word gedurende Januarie van elke jaar en
sal belê word deur die Voorsitter nadat nie minder as 14 dae kennis gegee is aan
elke lid wat geregtig is om die vergadering by te woon.
6.2 Die kennisgewing sal die tyd, datum en plek van die vergadering aandui asook in
breë terme die aard van die transaksies wat aandag sal geniet.
6.3 Die besigheid van die jaarlikse Algemene Vergadering sal insluit:
(a) die aanbieding en aanvaarding van die jaarlikse verslag van die Voorsitter;
(b) die oorweging en aanvaarding van die jaarlikse finansiële state;
(c) die verkiesing van bestuurslede;
(d ) die aanstelling van ‘n rekenmeester of persoon om die finansiële state na te
gaan;
(e) oorweging van enige skriftelike voorstel;
(f) enige ander aangeleentheid wat van belang mag wees;
6.4 ‘n Kworum by ‘n jaarlikse algemene vergadering sal 20 lede wees of ¼ van die
aantal lede welke ook al die minste is.
6.5 Sou ‘n kworum nie teenwoordig wees by ‘n jaarlikse algemene vergadering sal
sodanige vergadering verdaag word tot ‘n datum minstens 7 dae na die
vasgestelde datum.
Kennisgewing van sodanige uitstel sal gegee word aan alle lede nie minder as 5
dae voor sodanige datum van uitstel. Die aantal lede teenwoordig
by die uitgestelde vergadering sal geag word ‘n wettige kworum te wees.
6.6 ‘n Besluit ten opsigte van ‘n voorstel of mosie by ‘n vergadering sal bepaal word
deur ‘n meerderheid van stemme. Elke lid sal een stem hê terwyl die Voorsitter
ook ‘n beslissende stem sal hê,
6.7 Stemming sal geskied by wyse van die opsteek van hande terwyl dit by wyse van
stembrief sal geskied indien die Voorsitter dit vereis of indien aangevra word
deur ten minste 1/3de van die lede teenwoordig.
6.8 ‘n Lid mag ook deur ‘n persoon verteenwoordig word indien hy of sy
sodanige persoon skriftelik daartoe magtig.
6.9 Daar sal behoorlik notule gehou word by elke jaarlikse algemene vergadering en
‘n lys sal gehou word van die lede teenwoordig. Die notule sal deur die
Voorsitter geteken word en sal beskikbaar wees ter insae vir lede nadat 3 dae
kennis gegee is aan die Sekretaris
KLOUSULE 7. ANDER VERGADERINGS
7. 1 Ander vergaderings kan te enige tyd deur die voorsitter belê word en moet deur
hom belê word op versoek van ten minste 10 lede.
7.2 Indien die Voorsitter binne ‘n redelike tyd sou nalaat om ‘n vergadering te belê
nadat hy daartoe versoek is sal die persone wat die versoek gerig het geregtig
wees om die vergadering te belê.
7.3 Die bepalings van Klousule 6 van hierdie Grondwet is mutatis mutandis van
toepassing op enige vergadering gehou kragtens hierdie klousule.
KLOUSULE 8. BESTUURSVERGADERINGS
8.1 Die Voorsitter van die Vereniging sal ten minste 1 maal elke 4 maande ‘n
vergadering van die Bestuur belê en moet ‘n vergadering ook belê op
versoek van minstens 2 lede van die Bestuur.
8.2 Die kworum vir ‘n vergadering van die Bestuur sal 4 lede wees of indien die
Bestuur nie voltallig is nie ‘n meerderheid van die Bestuur.
8.3 Die prosedure by bestuursvergaderings sal bepaal word deur die Voorsitter
wat telefoonkonferensies kan insluit
8.4 In die afwesigheid van die Voorsitter sal sy pligte oorgeneem word deur die
Ondervoorsitter. Indien die Ondervoorsitter ook afwesig sou wees sal die
oorblywende lede ‘n voorsitter kies.
8.5 Besluite sal geneem word deur ‘n meerderheid van stemme. Die Voorsitter sal ‘n
gewone sowel as ‘n beslissende stem hê.
8.6 Die bepalings van Klousule 6.9 sal mutatis mutandis van toepassing wees op
bestuursvergaderings.
8.7 ‘n Besluit geteken deur die meerderheid van die Bestuur sal net so geldig wees asof
dit geneem is op ‘n vergadering van die Bestuur.
KLOUSULE 9 FINANSIES
9.1 Die Bestuur sal ‘n bankrekening oopmaak in die naam van die Vereniging by ‘n
erkende finansiële instelling. Die Bestuur mag na goeddunke meer as een
rekening oopmaak hetsy ‘n lopende rekening, ‘n spaarrekening of vaste deposito.
9.2 Die Bestuur moet toesien dat alle bedrae wat namens die Vereniging ontvang
word so spoedig moontlik in ‘n rekening soos voormeld gedeponeer word.
9.3 Alle tjeks, promesses of ander dokumente wat namens die Vereeniging geteken
moet word moet deur twee van die volgende beamptes nl. die Voorsitter,
Ondervoorsitter Sekretaris of die Tesourier geteken word.
9.4 Die eerste finansiële tydperk sal strek vanaf die datum van aanvaarding van
hierdie Grondwet tot 30 September 2008. Daarna sal die Vereeniging se
finansiële jaar strek tot aan die 30 ste dag van September van elke daaropvolgende
jaar.
9.5 Die Bestuur moet toesien dat daar behoorlik boek en rekords gehou word ten
einde die sake van die Bestuur weer te gee.
9.6 Die Tesourier moet toesien dat daar elke jaar finansiële state opgestel word
volgens erkende rekenkundige beginsels welke state ‘n staat van inkomste en
uitgawes sal insluit asook ‘n Balansstaat.
9.7 Binne 2 maande na die sluiting van die Vereniging se finansiële jaar moet die
finansiële state deur ‘n rekenkundige beampte nagegaan word en as korrek
gesertifiseer word en dat dit in ooreenstemming is met erkende rekenkundige
beginsels. Sodanige rekenpligtige beampte word op ‘n jaarlikse algemene
vergadering aangewys en kan ‘n lid van die Vereniging wees of ‘n ander persoon.
Indien sodanige beampte nie op die jaarlikse algemene vergadering aangewys
word nie sal die Bestuur geregtig wees om die aanstelling te maak.
9.8 Die Voorsitter moet ‘n jaarverslag opstel vir voorlegging aan die Algemene
Vergadering. Die jaarverslag moet ‘n uiteensetting gee van die aktiwiteite van die
afgelope jaar asook die vooruitsigte vir die komende jaar.
KLOUSULE 10 WYSIGING VAN DIE GRONDWET
10.1 Hierdie Grondwet kan deur ‘n Besluit van die Vereniging gewysig word op ‘n
jaarlikse algemene vergadering of op ‘n vergadering wat spesiaal vir die doel belë
is.
10.2 Kennis van die voorgestelde wysiging moet op skrif wees en geteken wees deur
minstens drie lede.
10.3 Kennis van die voorgestelde wysiging moet saam met die kennisgewing van die
betrokke vergadering aan die lede van die Vereniging gegee word.
10.4 Die lede wat die voorstel vir wysiging gemaak het moet teenwoordig wees by die
betrokke vergadering by gebreke waaraan die voorstel verval.
10,5 Die grondwet kan slegs gewysig word indien die voorstel tot wysiging aanvaar
word deur ‘n 2/3de meerderheid van die lede teenwoordig op die vergadering.
KLOUSULE 11 KENNISGEWINGS
11.1 Kennisgewings wat kragtens die Grondwet aan ‘n lid gestuur moet word sal
geskied deur middel van Faks, Vonkpos (E-pos) of SMS na die adres van die lid
soos dit verskyn op sy aansoek vir lidmaatskap.
11.2 ‘n Lid mag alternatiewe reelings tref met die Sekretaris vir diening van ‘n
kennisgewing op sy of haar koste.
KLOUSULE 12 ONTBINDING
12.1 Die Vereniging mag ontbind word by wyse van ‘n besluit op ‘n algemene
vergadering mits behoorlik kennisgewing van sodanige besluit gegee word.
12.2 By ontbinding van die Vereniging sal die bates van die Vereniging nie tussen die
lede verdeel word nie maar sal oorgedra word by wyse van skenking aan ‘n
vereniging met dergelike doelstellings waarop die Bestuur mag besluit.
BYLAE B
Die magte en bevoegdhede van die Pretroria Inwonersvereniging waarna verwys word in Klousule 5.7 van die Grondwet is as volg:
1. Om personeel in diens te neem en om gebruik te maak van professionele
en/of ander dienste.
2. Om regstappe in te stel of te verdedig en in die algemeen betrokke te wees
by gedingvoering, om appèl aan te teken teen enige beslissing, om enige
geding te skik by wyse van arbitrasie of andersins.
3. Om rekenings oop te maak en te opereer met geregistreerde banke.
4. Om fondse te belê of herbelê by Finansiële Instellings soos omskryf
in Artikel 1 van die Wet 97 van 1990.
5. Om skenkings te aanvaar en te behou in die vorm waarin dit ontvang word
of die skenking te gelde te maak met die reg om die opbrengs te gebruik
of te belê.
6. Om roerende of onroerende eiendom te verkry deur aankoop of andersins
en om sodanige eiendom te verkoop, vervreem of te beswaar.
7. Om lenings teen sekuriteit of andersins aan te gaan.
8. Om saam te werk met ander instellings met dergelike doelstellings en/of om net sulke instellings te amalgemeer, saam te smelt of te affilieer.
9. Om alle bestuurs- en uitvoerende pligte uit te oefen wat gewoonweg uitgeoefen word deur die Bestuur van ‘n maatskappy.
Tags: Ratepayers' Associations